Åpne kontorlandsskap – vår tids stollek

12. December 2016

Stadig flere ansatte må begynne arbeidsdagen med å lete etter en ledig arbeidspult. For mange fører mobile arbeidsplasser og åpne kontorlandskap til unødvendig stress og ineffektivitet, skriver Hilde Hermansen.

Hilde Hermansen
Leder av Industri Energi SKALA, Hilde Hermansen

Få innleggene mine rett i innboksen

Når jeg besøker bedrifter, blir jeg ofte imponert av moderne, stilige og luftige fellesarealer. Der det er lagt vekt på design og estetikk og hvor man er omgitt av spennende kunst. Det er nesten som å trå inn i et kunstmuseum. Men kontrasten blir stor når de ansatte jobber i åpne kontorlandskap og hvor tilmålt plass er på et minimum. Her finnes det heller ikke faste plasser. Hver arbeidsdag startes med en obligatorisk stollek.

Stressfaktor i en hektisk hverdag

Etter å ha sørget for at pode en, to og kanskje tre er på plass i barnehage, AKS og skole må du haste videre for å se om det fortsatt finnes ledige stoler. Kanskje blir du dagens heldige vinner av noe så eksklusivt som en arbeidsplass! Etterspørselen er stor, og tilbudet begrenset. Det nytter heller ikke å ringe en venn for å holde av plass, for her er vi i samme båt. De som er først på plass, får stoler!

Og dersom alt er okkupert, er det bare å vende nesa hjem for heller å fyre opp laptopen der. Du kan jo jobbe hvor som helst med dagens teknologi, det er vel ikke noe problem …?

Stresset begynner å merkes. Du har allerede kastet bort mye verdifull tid. Du kunne ha vært godt i gang med dagens oppgaver. Det meste av det du gjør skulle jo helst vært gjort i går. Så må podene hentes på skole, AKS og barnehage. Videre skal de selvsagt på sine fritidsaktiviteter – og du skulle jo også fått gjort andre sysler i heimen. I tillegg gjenstår jo en del arbeid grunnet dagens dårlige start med tap i stolleken.

Hvorfor mobile arbeidsplasser? Og virker det?

Tanken bak ordningen med mobile arbeidsplasser er at mange ansatte stadig er på farten og derfor ikke bør okkupere faste plasser. Mange arbeidsoppgaver løses på tvers i organisasjonen, og det er da hensiktsmessig at de ansatte er mobile og flyttbare.

Men hva gjør denne arbeidsformen med den enkelte? Trives virkelig alle best i åpent landskap? Tas det nok hensyn til at det er ulike arbeidsoppgaver og ulike mennesker?

Kampen om den «beste» stolen

I bedrifter som har gått over til flatere organisasjonsstruktur etter omorganisering, har jeg også hørt om merkelige utslag av arbeidsordningen. For eksempel at enkelte stoler kan bli høyere verdsatt – avhengig av hvem som har hatt den før, eller hvem som pleier å bruke den. Så her kan det i tillegg bli kamp om de «beste» stolene.

Når alle skal inn i samme form

Mange steder innfører man arbeid i åpent landskap gjeldende for alle – og de tar ikke hensyn til hverken oppgaver eller behov den enkelte måtte ha. Om du da i løpet av dagen skulle ha behov for ro eller litt privatliv, kan du jo bare tinge deg et stillerom.

Utfordringene med åpent landskap kan faktisk være at effektiviteten reduseres, de ansatte kommer på etterskudd og opplever at de må ha lengre arbeidsdager for å få unna oppgavene.

Andre velger modell med ulike varianter

Ulike arbeidsoppgaver kan medføre ulike behov. Ved kreative oppgaver eller oppgaver som krever mye samarbeid, kan kontorlandskap være en god løsning. Har man derimot oppgaver som krever ro og konsentrasjon, vil så klart cellekontorer være å foretrekke.

I tillegg avhenger det av hvilken mennesketype du er. For en introvert person er det neppe optimalt å få overdoser med sosial omgang gjennom hele dagen. Det vil trolig føre til et høyere stressnivå og redusere effektiviteten. Det finnes faktisk de som reverserer, grunnet dårlig erfaring med arbeid i åpent landskap. De lar de ansatte få velge cellekontor om de ønsker det.

Mer negativt enn positivt

Flere forskere undres over at kontorlandskap ukritisk innføres mange steder når vi vet at denne arbeidsformen har en del negative sider og konsekvenser. Under har jeg samlet en oversikt over de positive og negative sidene ved å velge en slik arbeidsform.

  1. Økt kommunikasjon versus uønskede forstyrrelser
    Åpne kontorlandskap øker mulighet for informasjonsflyt og uformell kontakt. Det kan selvsagt være positivt for ansatte som er ekstroverte. Men for mange følger det med forstyrrende støy, mye avbrytelser og vanskeligheter med å konsentrere seg. Forskere peker også på behovet for et visst privatliv. Det å kunne føre en fortrolig samtale både av arbeids- og privat karakter er viktig. Samtaler i åpne landskap kan derfor bli mer overfladiske.
  2. Tap av territorium og den private sfære
    Mange verdsetter cellekontor høyt. Her er det noe forskjeller når det gjelder alder, stilling/rolle, kjønn og utdanning. Eldre foretrekker gjerne å ha sitt eget kontor. Mange unge takler mobilitet og arbeid i landskap bedre, men også en del unge synes cellekontor er mer attraktivt. Etter å ha brukt mange år på studier i støyende og trange omgivelser, kan det være godt å ha fast plass med mulighet for ro og konsentrasjon.
  3. Aktivitetsstyrte eller aktivitetsbaserte kontorlandskap
    Det legges opp til at man skal jobbe ulike steder i lokalene. Det krever at brukerne mestrer intern mobilitet og at IT-systemene fullt ut understøtter dette. Dette er en krevende arbeidsform, og ofte skorter dette på tekniske løsninger som gjør at dagen ikke blir optimal effektiv. Kvaliteten på IT-systemene i byggene og hvordan IT-verktøyene brukes av medarbeiderne, er ofte undervurdert og underkommunisert i diskusjonen om de ulike kontorløsningene.Nomadetilværelsen krever også at pulten skal ryddes hver dag, for det er ikke sikkert du er den heldige vinner av samme stol i morgen. Det er ikke bare å la dokumentene ligge, slik at du raskt kan fortsette der du slapp. Først skal du starte dagen med å jakte etter en arbeidsplass, og så må du rigge deg til igjen. Spørsmålet blir da om dette virkelig bidrar til effektivisering, eller om det gir motsatt resultat. Hva er gevinsten?
  4. Arkitektene hevder at arkitektur påvirker arbeidsadferd
    Det finnes få bevis på at åpne landskap eller cellekontor alene øker medarbeiderproduktiviteten. Derimot kan kontorfasiliteter, inneklima, funksjonelle arbeidsplasser og innplassering av brukere ha betydning.
  5. Høyere sykefravær i kontorlandskap
    Vitenskapelige undersøkelser viser at ansatte i åpne kontorlandskap har mye høyere sykefravær enn dem som har cellekontor. En dansk undersøkelse fra 2013 viser at fraværet var 62 prosent høyere.

Kun flotte omgivelser fører ikke til økt trivsel og effektivitet. Tvert imot henger det sammen med personlighetstyper, arbeidsform, trivsel og konsentrasjon og hva slags jobb du skal utføre.

Behovet for samhandling, kreativitet, ro og konsentrasjon spiller også inn når man skal velge mellom å jobbe i cellekontor, små-, mellomstore eller store landskap. Det er viktig å bygge kontorer som tilpasses typen arbeid, organisasjonsstruktur og de som skal fylle kontorene – og ikke omvendt. Forskningen viser klart hvordan arbeidsmiljø, arbeidsevne og personlighet henger sammen.

Kilder: Forskning.no / Forskerforum.no

For Alle er Industri Energis nytte- og meningsblogg. Ytringene er personlige, og reflekterer ikke nødvendigvis Industri Energi sitt standpunkt på de ulike områdene.

Se hva Industri Energi kan tilby deg

Hilde Hermansen

HildeHermansen

Hilde Hermansen har som spesialområde å bistå våre medlemmer innen administrative, ledende og tekniske stillinger, samt individuelt avlønning.
Flere artikler avHilde