Til våre klubber og avdelinger: Informasjon om endringer i Klubbkontoret

mandag 17. september 2018

Vi har i den senere tid mottatt spørsmål fra lokalapparatet om innlogging til og bruk av Klubbkontoret. I denne artikkelen finner du informasjon om endringene som har blitt gjort og svar på viktige spørsmål om hvordan bruke Klubbkontoret.

Klubbkontoret, Industri Energi sitt digitale kontor og medlemsoversikt for klubber og avdelinger, har i den senere tid blitt endret. En viktig årsak til dette er hensynet til personvern og innføringen av den nye europeiske personvernforordningen,The General Data Protection Regulation (GDPR).

Grovt oppsummert er det to ting som har blitt endret:

Klubbkontoret steg-for-steg

Mange av dere tillitsvalgte har allerede utført den prosessen vi nå skal skissere, men for å gjør det så enkelt som mulig tar vi for oss endringene og det som må gjøres stegvis.

A) Innlogging og registrering

  1. Gå til Min side og logg deg inn der. Da kommer du inn på din private Min side.
  2. Etter at du har logget deg inn på Min side, skal du på venstre side finne et menyvalg som heter «Gå til klubbkontoret». Klikk der. Finner du ikke lenke til Klubbkontoret? Da kan dette være forklaringen: Din tilgang til Klubbkontoret forutsetter at du er registrert i systemet som enten leder, nestleder, hovedtillitsvalgt, sekretær eller kasserer. Er du ikke det, må en av de i klubben/avdelingen som er registrert og har tilgang legge deg til. Se og punkt 6. under.
  3. Bekreft at du er deg: Når du kommer til en side hvor du blir bedt om å bekrefte din identitet, skal du få oppgitt et telefonnummer. Forutsatt at dette nummeret er korrekt, trykker du på knappen «Send kode». Er nummeret feil, ta kontakt med oss så hjelper vi deg.
  4. Skriv inn koden du skal ha mottatt på SMS.
  5. De som er offshore kan trykke på «Ikke tilgang til mobiltelefon?», og få kode per epost.
  6. Nå skal du befinne deg på Klubbkontoret.
  7. Sjekk/sørg for at de som skal bruke Klubbkontoret er registrert som enten leder, nestleder, hovedtillitsvalgt, sekretær eller kasserer. Den enkleste måten man sjekker at alt er OK på er å søke i databasen «tillitsverv». Dersom ingen i klubben/avdelingen er registrert som tillitsvalgte i databasen, ta kontakt med oss så hjelper vi dere.

B) Bruk av Klubbkontoret

Klubbkontoret inneholder ikke ferdige lister. Dette lager du/dere selv. Klubbkontoret fungerer med andre ord som et oppslagsverk hvor dere selv henter ut lister/rapporter – såkalte «oppslag».

Et ord som går igjen når du bruker klubbkontoret er «oppslag», som betyr ulike kategorier av registre du kan søke opp og tjenester du kan utføre. Et oppslag kan være nye innmeldinger, et annet kan være å utføre endringer på et medlem.

Her er noen tips til hvordan hente ut viktige oppslag, altså oppgaver vi tror mange kommer til å ha nyte av å utføre på Klubbkontoret:

Søke opp et medlem i avdelingen Begynn å skrive fornavnet eller etternavnet på vedkommende medlem. Du vil da få opp de ulike medlemmene som har dette navnet i bildet, og du kan trykke på navnet for å få opp medlemskortet.

Dersom du vil gjøre endringer på et medlem Etter at du har hentet opp et medlem(se over) bruker du knappen «Send endring»i høyremenyen under Handlinger for å endre opplysninger. Trykk på «Send inn» når alt er ferdig registrert – de som administrerer medlemssystemet vil da få registreringenpå en oversikt og gå inn og godkjenne den.

Jeg ønsker en oversikt over alle medlemmene i avdelingen Velg «avdeling» i nedtrekksmenyen, og skriv navnet på avdelingen. Da får du opp avdelingen og trykker på den for å se alle medlemmer.

Jeg vil se innmeldte den siste måneden Etter at du har hentet en oversikt over alle medlemmer legger du til et nytt kriterie i oppslaget ved å velge innmeldt i nedtrekksmenyen, velg etter i den nye nedtrekkmenyen, og deretter skriv inn datoen du ønsker å få oversikt over innmeldte den aktuelle måneden. Tilsvarende gjelder for utmeldte.

Husk å nullstille søket/kriteriene for oppslaget For hvert søk du gjør vil dette bli husket som et kriterier, og slik kan du legge til flere kriterier for dine oppslag.

Du kan lagre dine oppslag Er det noen oppslag du ser for deg at du trenger ofte (f.eks. liste over alle i avdelingen), kan du lagre oppslagene.

  • Dersom du trykker «Lagre» på søket får du opp meldingsboken «Lagre oppslag». Skriv inn navnet på hva søket skal hete.
  • Du finner søket igjen under «Hent lagret oppslag» (dette valget viser ikke før du har lagret et oppslag). Du kan redigere tittel og slette søket

Hva betyr kolonnevalg? Under kolonnevalg kan du velge hvilke informasjon du skal få opp i oversikten. Du kan velge blant for eksempel mobilnummer, e-post eller hvilke fylke medlemmet bor. Her er det store muligheter for å tilpasse den oversikten du trenger.

Lurer du på noe mer? Etter du har logget deg inn på Klubbkontoret, kan det være nyttig å sette seg inn i brukerveiledningen. Denne finner du ved å klikke på menypunktet «oppslag» og deretter valget «brukerveiledning».

Helt til slutt: Vi beklager sterkt at det ikke har blitt informert godt nok om endringene i Klubbkontoret. Dette er informasjon som dere tillitsvalgte burde ha fått tidligere. Vi håper allikevel denne artikkelen er oppklarende, og at dere får god nytte av Klubbkontoret i tiden fremover!